تجهيز ملف التدقيق في الإمارات

ما المقصود بتجهيز ملف التدقيق؟

تجهيز ملف التدقيق هو إعداد وترتيب الحسابات والمستندات والجداول التي يحتاجها المدقق الخارجي لمراجعة القوائم المالية وإصدار تقريره.

الهدف هو أن تكون كل الأرقام الظاهرة في ميزان المراجعة والقوائم المالية مدعومة بكشف أو تسوية أو عقد أو فاتورة أو مستند واضح.

هذه الخدمة لا تحل محل المدقق الخارجي ولا تمثل رأي تدقيق، لكنها تجهز الشركة والملف والمستندات قبل مرحلة التدقيق، وتساعد الإدارة على علاج الأخطاء قبل ظهورها كملاحظات.

متى تحتاج الشركة إلى تجهيز ملف التدقيق؟

مكونات ملف التدقيق الجيد

ملف التدقيق الجيد يجب أن يشرح الأرقام قبل أن يطلب المدقق شرحها. كل حساب رئيسي يجب أن يكون له جدول داعم ومطابقة ومستندات كافية.

• ميزان مراجعة نهائي للفترة المطلوبة.
• كشف تسوية لكل حساب بنكي.
• كشف أرصدة العملاء وأعمار الديون.
• كشف أرصدة الموردين والذمم الدائنة.
• جداول المخزون والجرد إن وجد.
• سجل الأصول الثابتة والإهلاك.
• تفاصيل القروض والتمويل والالتزامات.
• جداول الإيرادات والمبيعات.
• جداول المصروفات الرئيسية.
• ملف VAT والإقرارات والفواتير.
• ملف ضريبة الشركات والمستندات الداعمة.
• العقود والاتفاقيات المهمة.
• قيود التسوية والإقفال.
• القوائم المالية والمسودات عند الحاجة.

تسوية البنوك قبل التدقيق

البنوك من أهم البنود التي يراجعها المدقق. يجب أن يكون رصيد البنك في الدفاتر مطابقًا أو مفسرًا مع كشف البنك، مع وجود تسوية واضحة للحركات المعلقة.

أي حركة غير معروفة أو تحويل غير مفسر أو رسوم غير مسجلة قد تؤدي إلى أسئلة وملاحظات أثناء التدقيق.

• كشوف الحسابات البنكية للفترة.
• تسوية كل حساب بنكي على حدة.
• توضيح الشيكات الصادرة والواردة المعلقة.
• تسجيل رسوم البنك والبطاقات والتحويلات.
• مطابقة التحويلات بين حسابات الشركة.
• توضيح الحركات غير المعروفة أو غير المسجلة.
• مطابقة POS وبوابات الدفع مع البنك.
• إعداد جدول حركة البنك للمدقق.

العملاء والموردون في ملف التدقيق

أرصدة العملاء والموردين يجب أن تكون واضحة ومدعومة بالفواتير والتحصيلات والمدفوعات والإشعارات الدائنة والدفعات المقدمة.

وجود أرصدة قديمة أو سالبة أو غير مفسرة يؤدي غالبًا إلى طلبات إضافية من المدقق، وقد يؤثر على المخصصات أو المصروفات أو الإيرادات.

• كشف أرصدة العملاء في نهاية الفترة.
• تحليل أعمار الديون للعملاء.
• تحديد الفواتير القديمة أو المتنازع عليها.
• كشف أرصدة الموردين في نهاية الفترة.
• مطابقة الموردين مع المدفوعات والفواتير.
• توضيح الدفعات المقدمة من العملاء وللموردين.
• الإشعارات الدائنة والمرتجعات والتسويات.
• مطابقات مع العملاء أو الموردين عند الحاجة.

المخزون والأصول الثابتة

إذا كانت الشركة لديها مخزون، يجب تجهيز جداول الجرد والحركة والتكلفة وتكلفة البضاعة المباعة. وإذا كانت لديها أصول ثابتة، يجب تجهيز سجل الأصول والإهلاك والإضافات والاستبعادات.

المخزون والأصول من أكثر البنود التي تحتاج مستندات واضحة، لأنها تؤثر مباشرة على الربح والقوائم المالية وضريبة الشركات.

• كشف المخزون في نهاية الفترة.
• محاضر الجرد أو تقارير النظام.
• تكلفة البضاعة المباعة.
• الهالك أو التالف أو المخزون البطيء.
• سجل الأصول الثابتة.
• فواتير شراء الأصول.
• حساب الإهلاك السنوي أو الشهري.
• الأصول المباعة أو المستبعدة.
• مطابقة الأصول مع الواقع عند الحاجة.

ملف VAT قبل التدقيق

ملف VAT يجب أن يكون مرتبًا، لأن أرقام المبيعات والمشتريات والضريبة في الحسابات يجب أن تكون قابلة للمطابقة مع الإقرارات والفواتير والمستندات.

عند تجهيز ملف التدقيق، نراجع هل تم تسجيل فواتير المبيعات والمشتريات والإشعارات الدائنة والمرتجعات بصورة صحيحة، وهل توجد فروقات بين الحسابات والإقرارات.

• إقرارات VAT للفترة.
• تقرير ضريبة المخرجات على المبيعات.
• تقرير ضريبة المدخلات على المشتريات.
• الفواتير الضريبية الصادرة والمستلمة.
• الإشعارات الدائنة والمدينة.
• مطابقة VAT مع الحسابات والإقرارات.
• توضيح الفروقات أو التصحيحات.
• مستندات الاستيراد والتصدير عند الحاجة.

ملف ضريبة الشركات

ضريبة الشركات تعتمد على الدخل المحاسبي وفق القوائم المالية مع التعديلات المطلوبة، لذلك يجب أن يكون ملف التدقيق منظمًا ويدعم الإيرادات والمصروفات والأرصدة والقيود.

وجود حسابات غير منظمة أو مصروفات بدون مستندات أو أرصدة غير مفسرة قد يؤثر على جودة القوائم المالية وملف ضريبة الشركات.

• القوائم المالية أو مسودة القوائم.
• ميزان المراجعة النهائي.
• تفاصيل الإيرادات والمصروفات.
• المصروفات غير المدعومة أو المختلطة.
• الأصول والإهلاك.
• القروض وحسابات الشركاء.
• الأطراف المرتبطة والمعاملات المشتركة.
• المخصصات والديون المشكوك في تحصيلها.
• أي تعديلات ضريبية محتملة تحتاج مراجعة.

العقود والالتزامات والمستندات القانونية

المدقق قد يحتاج إلى عقود مهمة لفهم الإيرادات، الإيجارات، القروض، الموردين، العملاء، الالتزامات، أو معاملات الأطراف المرتبطة.

• الرخصة التجارية ومستندات الشركة.
• عقود الإيجار.
• عقود العملاء الرئيسية.
• عقود الموردين والمقاولين.
• عقود القروض أو التمويل.
• اتفاقيات الشركاء أو الأطراف المرتبطة.
• عقود الموظفين المهمة عند الحاجة.
• أي مطالبات أو نزاعات أو التزامات معلقة.

قيود التسوية والإقفال

قبل تسليم الملف للمدقق، يجب مراجعة قيود الإقفال والتسويات المحاسبية التي تؤثر على القوائم المالية، مثل الإهلاك، المصروفات المستحقة، المدفوعات المقدمة، الإيرادات المستحقة، المخصصات، وفروق العملة.

• قيود الإهلاك.
• المصروفات المستحقة.
• المصروفات المدفوعة مقدمًا.
• الإيرادات المستحقة أو المؤجلة.
• مخصصات الديون أو المخزون عند الحاجة.
• فروق العملة.
• تسويات الأطراف المرتبطة.
• قيود تصحيح الأخطاء السابقة.
• قيود الإقفال النهائية.

المستندات المطلوبة لتجهيز ملف التدقيق

• ميزان المراجعة للفترة.
• كشوف الحسابات البنكية.
• كشف البنك من برنامج المحاسبة.
• فواتير المبيعات والمشتريات.
• سندات القبض والدفع.
• كشف العملاء والموردين.
• تقارير المخزون والجرد إن وجدت.
• سجل الأصول الثابتة.
• كشوف الرواتب والمستحقات.
• عقود الإيجار والقروض والعقود المهمة.
• إقرارات VAT والفواتير الضريبية.
• ملف ضريبة الشركات إن وجد.
• قيود التسوية والإقفال.
• أي ملاحظات أو طلبات سابقة من المدقق.

خطوات تجهيز ملف التدقيق

• تحديد الفترة المالية المطلوب تدقيقها.
• استلام ميزان المراجعة والحسابات والمستندات.
• تسوية البنوك والتحصيلات والمدفوعات.
• تصحيح أرصدة العملاء والموردين.
• مراجعة المبيعات والمشتريات والمصروفات.
• مراجعة المخزون والأصول والإهلاك.
• تجهيز ملف VAT ومطابقته مع الحسابات.
• مراجعة ضريبة الشركات والمستندات الداعمة.
• تجهيز الجداول الداعمة لكل بند رئيسي.
• إعداد قيود التسوية والتصحيح عند الحاجة.
• ترتيب العقود والمستندات المهمة.
• إعداد قائمة بالملاحظات قبل تسليم الملف للمدقق.

أخطاء شائعة عند تجهيز ملف التدقيق

• إرسال ميزان مراجعة فقط دون جداول داعمة.
• عدم تسوية البنوك قبل بداية التدقيق.
• وجود أرصدة عملاء أو موردين قديمة غير مفسرة.
• عدم تجهيز فواتير VAT والإقرارات الضريبية.
• عدم مطابقة المخزون أو عدم وجود جرد واضح.
• عدم وجود سجل أصول ثابتة وإهلاك.
• خلط مصروفات المالك مع مصروفات الشركة.
• عدم تسجيل المصروفات المستحقة أو المدفوعة مقدمًا.
• عدم تجهيز العقود المهمة والقروض والالتزامات.
• ترك الفروقات حتى يطلبها المدقق.
• إقفال الفروقات بقيود عامة دون شرح.
• تسليم مستندات غير مرتبة أو غير مرتبطة بالحسابات.

التقارير التي تحصل عليها بعد تجهيز الملف

• قائمة مستندات التدقيق المطلوبة والمتوفرة.
• تقرير تسوية البنوك.
• تقرير العملاء والموردين والفروقات.
• تقرير المخزون والأصول.
• تقرير VAT والمطابقات الضريبية.
• تقرير ضريبة الشركات والملاحظات الأولية.
• قائمة القيود والتسويات المطلوبة.
• تقرير بالملاحظات التي يجب علاجها قبل التدقيق.
• ملف منظم لتسليمه للمدقق الخارجي.

من يحتاج هذه الخدمة؟

• الشركات التي تستعد لتدقيق خارجي.
• شركات المناطق الحرة التي تحتاج قوائم مالية مدققة.
• الشركات التي لديها حسابات متأخرة أو غير مرتبة.
• الشركات التي لديها فروقات في البنوك أو العملاء أو الموردين.
• الشركات التي لديها مخزون أو أصول تحتاج مراجعة.
• الشركات المسجلة في VAT.
• الشركات التي تستعد لضريبة الشركات.
• الشركات التي تحتاج ملفًا منظمًا للبنك أو الشركاء.
• الشركات التي تريد تقليل ملاحظات المدقق.
• الشركات التي تريد إقفال السنة المالية بصورة أفضل.

كيف تساعدك البصمة في تجهيز ملف التدقيق؟

تقوم البصمة بمراجعة الحسابات والمستندات قبل التدقيق، وتسوية البنوك، وتصحيح أرصدة العملاء والموردين، ومراجعة المصروفات والمبيعات والمخزون والأصول.

نجهز الجداول الداعمة لكل بند رئيسي، ونرتب ملف VAT وضريبة الشركات، ونحدد القيود والتسويات المطلوبة قبل تسليم الملف للمدقق الخارجي.

كما نساعد الإدارة في فهم الملاحظات المحتملة قبل التدقيق، حتى تكون الشركة جاهزة للرد على طلبات المدقق بمستندات واضحة ومنظمة.

خدمات مرتبطة بتجهيز ملف التدقيق

لماذا تختار البصمة لتجهيز ملف التدقيق؟

• ترتيب الحسابات والمستندات قبل إرسالها للمدقق.
• تجهيز جداول داعمة لكل بند رئيسي في القوائم المالية.
• تسوية البنوك والعملاء والموردين والمخزون والأصول.
• مراجعة VAT وضريبة الشركات قبل التدقيق.
• تحديد القيود والتسويات والملاحظات قبل تسليم الملف.
• تسهيل الرد على طلبات المدقق بمستندات واضحة ومنظمة.

التحديثات والمقالات ذات الصلة